מק"ש, יחידת המחשב של הקמפוס מציעה מספר אפשרויות להגדרת כתובת דואר אלקטרוני, אמצעי הפצת מידע וקבלתו. מסמך זה מפרט את האופציות השונות, הדרך לניצולן, והתאמת כל פיתרון לצרכים שונים.
לרשותו של כל משתמש בתוכנת דוא"ל עומדים מספר כלים אישיים שניתן לנצל, לדוגמא:
- רשימות תפוצה קבועות: רוב תוכנות הדואר מאפשרות להגדיר יחד עם אנשי קשר רשימת תפוצה המאפשרת משלוח דוא"ל לקבוצת נמענים בבת אחת.
- כתובת למענה: ברוב תוכנות הדואר, ניתן להגדיר בהגדרות אישיות את השם המלא (Full Name) וכתובת דוא"ל למענה (:Reply to) כרצון המשתמש. מי שיקבל את הדוא"ל יראה את השולח לפי מה שכתוב בשדה "שם מלא", ואם יקיש "השב", יישלח הדוא"ל לכתובת הרשומה בשדה "מענה" – שלא חייבת להיות זהה לכתובת ממנו נשלח הדוא"ל.
הכלים הארגוניים הנוספים העומדים בפני באי הקמפוס:
1. תיבת דוא"ל
תיבת דוא"ל נגישה דרך דפדפן מכל מחשב המחובר לאינטרנט ומאפשרת בין היתר שינוי כתובת הנמען אליה יעברו כל ההודעות המגיעות לתיבת דוא"ל זו והגדרת מענה אוטומטי בזמן החופשה.
- סטודנטים ואנשי סגל הוראה מקבלים אוטומטית כתובת דוא"ל במבנה : user@mail.sapir.ac.il כאשר במקום user כל אחד מקבל את שם המשתמש שלו.
- עובדי מנהלה מקבלים אוטומטית כתובת דוא"ל במבנה user@sapir.ac.il כאשר במקום user כל אחד מקבל את שם המשתמש שלו.
- לעובדים ואנשי סגל הוראה עם מחשב שולחני במשרדם, מוגדרת האפשרות לקבל דואר גם באמצעות תוכנת Outlook.
יחידת המחשב אינה תומכת בתוכנות דואר נוספות כגון: Outlook express, Eudora, Mozilla, Pegasus, Yamc, etc.
משתמש המעוניין בהתקנה על פי העדפות אישיות צריך לדאוג לשלוש הגדרות:
- שרת דואר נכנס: יש לציין את הכתובת מימין ל @ של כתובת הדוא"ל.
- שרת דואר יוצא: כתובת המתקבלת מספק האינטרנט אליו מחובר המחשב. אם מדובר ברשת הקמפוס, יש לרשום mail.sapir.ac.il
- שמירת הודעות: אם ניגשים לדואר מיותר מתחנה אחת, יש לדאוג שההודעות לא יימחקו מהשרת בזמן הקריאה.
2. כתובת דוא"ל וירטואלית
ניתן להגדיר כתובת דואר וירטואלית המנתבת כל מייל הנשלח אליה לקבוצת משתמשים. למשל, שליחת מכתב לכתובת sachar@sapir.ac.il מגיעה לשתי תיבות דואר: רכזת כח אדם ומנהלת כח אדם.
ניתן להזמין כתובת וירטואלית על ידי מילוי טופס בקשה לניתוב כתובת דוא"ל (מילוי ידני).
היתרון: אם החלפת בעל התפקיד, ניתן לשנות ניתוב הדואר לבעל תפקיד חדש – לשולחים אין הבדל.
3. כתובת דוא"ל מוסדית
יצירת חשבון משתמש כללי על שם מוסד או תפקיד עם שם משתמש לא אישי (לדוגמה "info" ). הכניסה לחשבון הדואר מתבצע באמצעות אותו שם משתמש וסיסמא, נפרד מחשבון אישי.
היתרון: מתאים לתפקיד עם איוש בתחלופה גבוהה כמו בעלי תפקידים באגודת הסטודנטים, מפיקי כנסים ואירועים, וכד'.
4. רשימת תפוצה בדוא"ל
שליחה לכתובת דוא"ל אחת מפיצה את אותה הודעת דואר לכל מי שרשום ברשימה.
היתרון: מתאים להחלפת מסרים בתוך קבוצת עבודה/צוות מוגדר. כך שאין צורך כל פעם להוסיף את כל כתובות הדוא"ל של חברי הצוות.
5. שיתוף מידע לקבוצת עבודה
קיימת אפשרות להגדרת מדורים מסויימים (כולל תיבת דואר נכנס ויומן) כמשותפים לאנשים נוספים באותה מערכת (עובדי מנהלה מחד וסטודנטים/מרצים מאידך).
היתרון: מאפשר גישה בו זמנית לאותו מידע, לעיבוד, עיון וטיפול על ידי יותר מאדם אחד.
6. קבוצות דיון
כלי המאפשר הפצת מסרים בדוא"ל לרשימת נמענים, עם שליטה בפרמטרים שונים, לדוגמא:
- אפשרות לכל אחד להפוך למנוי בקבוצה או לבטל את המנוי.
- אפשרות למנחה הקבוצה לאשר מינוי חדש או לא.
- חסימת אפשרות למי שלא מנוי בקבוצה לשלוח הודעות דוא"ל לחברי הקבוצה.
- אפשרות לחייב אישור לפרסום הודעה על ידי מנחה הקבוצה.
היתרון: ניהול מתוחכם של הפצת מידע במנגנון המאפשר לכל משתתף שליטה בהעדפות אישיות והרשמה (אין צורך להכין רשימת מנויים מראש).
7. הודעות SMS
זמין ליחידות ארגוניות מסויימות – מאפשר שליחת הודעות SMS לרשימת נמענים, כולל אפשרות לקבלת משוב (כמו למשל הרשמה ליום עיון).
אותה מערכת מאפשרת שליחת הודעת SMS על ביטול/שינוי שיעורים, פרסום ציונים וכד'.
8. קבלת פקסים לתיבת דוא"ל
זמין למספר מצומצם של עובדי מנהלה. מאפשר פרסום מספר טלפון וירטואלי וקבלת פקסים הנשלחים לאותו מספר ישירות לתיבת דואר נכנס.
9. שליחת פקסים
זמין רק לעובדי מנהלה. ניתן לשלוח פקסים מהמחשב לרשימת פקסים, ולתזמן את השליחה למועד עתידי (בלילה, לדוגמא).