במסגרת העבודה, כל אחד מאיתנו מייצר מידע רב החיוני לתפקוד הארגון. חלק מהמידע מובנה (רשומות סטודנטים במערכת מנהל תלמידים, תנועות כספיות במערכת הנה"ח וכד'), וחלקו אינו מובנה (מכתבים, הודעות דואר אלקטרוני, פקסים נכנסים, הודעות קוליות, וכד').
חלק מהמידע מאוחסן באזורים המוגדרים כאישיים (כונן אישי F , תא דוא"ל אישי וכד'). מידע זה חיוני לארגון, ואחסונו באזורים המוגדרים כאישיים גורמים למספר בעיות:
- היעדרות של עובד אינה מאפשרת גישה למידע על ידי מחליפו או עמיתו להמשך טיפול.
- מעבר תפקיד בין עובדים אינה מאפשרת העברת המידע בקלות.
- עזיבת עובד עלולה לגרום למחיקת מידע החיוני לארגון.
מטרת המסמך הנוכחי היא להמליץ על דרכים מתאימות לשימור המידע הארגוני, תוך מתן אפשרות לשיתוף מידע בין צוותי עבודה על פי תפקידם.
- מסרים נכנסים (דואר אלקטרוני, פקסים, הודעות קוליות)
לכל יחידה ארגונית ניתן להגדיר תיבת דוא"ל עם כתובת כללית (למשל cinema@sapir.ac.il) ומספר טלפון ראשי (למשל 08-6802450). כל המסרים הנשלחים בדוא"ל לכתובת המוגדרת, פקסים הנשלחים למספר טלפון והודעות קוליות יגיעו לתיבת דואר נכנס הנגיש ב- Outlook לכל מי שמורשה לגשת למידע. ניתן יהיה להשיב להודעות דוא"ל עם כתובת דוא"ל הכללית. היתרונות:
- המידע הארגוני נשמר ולא נשאר בתאי דואר אישיים של עובדים העוזבים, יוצאים לחופשה או מחליפים תפקיד.
- כל המסרים הנכנסים מרוכזים במקום אחד ונגישים לכל מי שרשאי לגשת אליהם. ניתן לנהל מדיניות הרשאות ספציפית גם למי שרשאי לעיין בלבד, למחוק פריטים וליצור חדשים.
- יש אפשרות לעקוב אחר טיפול בפניות, וצוות יכול לעבוד בשיתוף כך שאחד יכול להחליף את השני בטיפול.
- אנשי קשר
הדרך המומלצת לרישום פרטים לאנשי קשר היא בתיקיות ציבוריות. ניתן להגדיר לכל יחידה ארגונית או צוות עבודה אזור מיוחד מוגבל לגישה על ידי אחרים.
- מבנה היררכי של תיקיות אנשי קשר מאפשר גישה לפרטי אנשי קשר קיימים מערכתית, כך שלכל אחד יש גישה לאנשי קשר משותפים לכל הקמפוס, למכללה בלבד, למחלקה שלו בלבד ולצוות עבודה בתוך המחלקה. כך שנהנים מעדכון פרטים של אנשי קשר שאחרים כבר הגדירו.
- יומני אירועים
ניתן להשתמש בתיבת דוא"ל מחלקתית לרישום אירועים מחלקתיים פנימיים – רישום חופשות אנשי צוות, תאריכי יעד לפרויקטים מחלקתיים וכד'.
- לאירועים כלליים של סגל מנהלה, מומלץ להשתמש בלוח אירועים בפורטל המנהלתי.
- אירועים לידיעת כלל הציבור יש לפרסם באתר האינטרנט של המכללה.
- יומני פגישות
יומני פגישות אישיים יהיו בתיבת הדוא"ל האישית של כל אחד, כאשר ניתן לשתף את היומנים בין אנשי צוות שונים על פי מדיניות הרשאות לפי החלטת בעל היומן. להלן מדריך להוספת נציגות המאפשרת עריכת יומן וניהול תיבת המייל של בעל החשבון.
- אחסון מסמכים
- הפורטל הארגוני home.sapir.ac.il – ניתן לאחסן מסמכים עם מילות מפתח (מקל על אחזור המסמך), להשתמש בתבניות מוכנות וליזום תהליכי זרימת מסמכים בין בעלי תפקידים. המערכת מאפשרת גם ניהול גרסאות למסמך.
- כונן G:\data – שימוש במערכת ניהול קבצים פשוטה, עם הגדרת מדורים (directories) ספציפיים לכל צוות עבודה או יחידה ארגונית. לכל מדור ניתן ליישם מדיניות הרשאות מתאימה למי מותר לגשת לקבצים.